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El arte de la negociación: Etapas y aspectos socio-culturales clave

El arte de la negociación: Etapas y aspectos socio-culturales clave
Raquel Aragón Risquez

Toda negociación internacional es un arte y, como se analizó en el artículo “Negociar bien es ganar. Habilidades negociadoras clave en el entorno internacional”, cualquier directivo o empleado necesita adquirir habilidades específicas que definen su perfil negociador y permiten tener éxito en cualquier proceso de negociación llevando a cabo una estrategia “Win-Win” en la que se benefician todas las partes negociadoras. Además, es esencial saber cómo actuar en cada etapa de la negociación y adaptarse al contexto socio-cultural del cliente internacional para alcanzar los objetivos corporativos relativos a la venta.

El artículo de hoy muestra las seis etapas que se incluyen en cualquier proceso de negociación y ciertos aspectos claves a tener en cuenta dependiendo del entorno socio-cultural del cliente.

Etapas en una Negociación Internacional.

Toda negociación internacional incluye una serie de etapas a las que la empresa se tiene que enfrentar. Dichas fases comienzan con la toma de contacto con la contraparte negociadora y finalizan con el cierre del acuerdo. Como afrontar cada etapa para alcanzar el éxito de la negociación es clave para cualquier negociador. A continuación, se analizan las 6 etapas principales de cualquier proceso de negociación y cómo actuar en cada una de ellas:

1. Toma de Contacto: la empresa tiene que decidir el mercado objetivo en el que operar mediante un análisis de varios mercados y la forma de entrada más adecuada al mismo. Dependiendo de la estrategia corporativa de internacionalización o expansión internacional, se optará por una de las tres alternativas siguientes: búsqueda directa de clientes, contratación de servicios de intermediarios y/o alianza con un socio. En esta fase, es imprescindible identificar clientes potenciales dentro del mercado elegido y el producto/servicio o productos/servicios que más se ajusten a las necesidades y tendencias de dicho mercado. Es importante destacar que tanto la toma de contacto como la preparación de la negociación tienen lugar en el país de la empresa negociadora de la venta mientras que el resto se realizan en el país de la contraparte negociadora.

2. Preparación de la Negociación: esta etapa comienza cuando la empresa consigue una entrevista con la contraparte negociadora y es necesario empezar a recabar información relevante relativa a dicha empresa, a su competencia y entorno. Además, la empresa ha de tener en cuenta la cultura del país, costumbres y la forma de negociar. Todo ello es necesario para definir los objetivos corporativos iniciales que permitirán alcanzar el éxito en la negociación, aunque éstos podrán modificarse si cambian las circunstancias.

3. Encuentro Inicial con la contraparte extranjera: para superar esta fase con éxito, la empresa tiene que ser consciente y conocer las necesidades de sus clientes potenciales y el negociador ha de crear un clima relajado causando buena impresión y promoviendo imagen y valores corporativos. Durante el encuentro, se hará una presentación apropiada de la empresa en la que se expondrán argumentos positivos que nos permitirán captar el interés de la contraparte. Por ejemplo: propuesta de valor, características técnicas y comerciales que permiten que dicha propuesta se ajuste a las necesidades del cliente potencial dentro del mercado objetivo, etc. Dependiendo del país en el que se encuentre nuestro mercado objetivo, la empresa tendrá que decidir cuál es el argumento más convincente: calidad, garantía, diseño, imagen de marca, etc.

4. Propuesta Comercial: esta etapa es decisiva en cualquier negociación internacional para garantizar el éxito de la estrategia comercial. Por tanto, la parte negociadora que realice la primera propuesta comercial será la que defina el marco de referencia de la negociación y si se continuará dicha oferta comercial al alza o la baja dependiendo de los objetivos prefijados. La regla de oro en cualquier negociación es no aceptar ni hacer nunca una primera oferta en caso de que la contraparte negociadora, aun no siendo el exportador, decida hacer una primera propuesta comercial puesto que si la aceptamos nunca sabremos cuál es el margen de maniobra ni hasta donde podemos presionar.

5. Discusión: esta fase es intensa y extensa y se basa en debatir y analizar en profundidad los términos objetos de negociación. La parte negociadora que recibe la propuesta comercial empieza exponiendo sus objeciones y, después, se lleva a cabo un intercambio de concesiones.

6. Cierre de la Negociación: se produce cuando se alcanza un acuerdo beneficioso para ambas partes negociadoras (exportador e importador) y se ha generado un clima de confianza entre ellas. Es importante conseguir un acuerdo escrito en el que se detallen todos los puntos negociados y la conformidad de la contraparte.

Aspectos Claves que influyen en los distintos Contextos Socio-Culturales Internacionales.

Además de actuar de forma adecuada en cada una de las etapas del proceso de negociación internacional, nunca conseguiremos meternos al cliente extranjero en el bolsillo si no conocemos su entorno socio-cultural y tradiciones más arraigadas a la hora de negociar. Vamos a descubrir alguna curiosidad que debemos tener en cuenta para negociar en algunos países.

  • Reino Unido: los negociadores británicos son diplomáticos, serviciales, con un estilo relajado a la hora de negociar y se muestran siempre dispuestos a comprometerse con la otra parte negociadora. Buscan ser justos y se muestran implacables cuando lo consideran necesario. Cuando negocian suelen incluir toques de humor y exigen a su oponente hacer un uso perfecto de la lengua inglesa. Para ellos, la puntualidad y el respeto de las normas de cortesía son aspectos fundamentales en una negociación.
  • Francia: los franceses tienden a debatir enérgicamente cualquier objeción durante la negociación siempre dentro de un discurso lógico. Los negociadores franceses son bastante autocráticos y paternalistas. Nunca tendrás éxito en la negociación si no hablas en su idioma a la perfección y es preferible llevar un intérprete que usar el inglés.
  • Alemania: los negociadores alemanes hacen un gran esfuerzo para crear una negociación perfecta. Las empresas alemanas preparan al detalle tanto el encuentro comercial como la propuesta y en ambas fases intercambian información y opiniones cada departamento corporativo desde abajo hasta arriba llevando todo a un consenso. Los alemanes confían en la lógica y no aceptarán ninguna propuesta que les resulte ilógica.
  • Estados Unidos: los negociadores americanos son firmes, resueltos, agresivos, seguros de sí mismos, optimistas, prefieren manejar ellos la negociación, están orientados hacia el objetivo y la acción prefijada y listos para el cambio. Valoran mucho el trabajo en equipo y el espíritu corporativo aunque también dan importancia a la libertad individual.
  • China: los negociadores chinos son bastante directos y sus reuniones comerciales se realizan principalmente para recabar información aunque ya tienen sus decisiones tomadas previamente. Aunque no es necesario hablar mandarín perfectamente, sí que se pueden ganar muchos puntos si se usan algunas frases básicas. También valoran que el negociador conozca todo sobre su producto y que le invite a visitar su empresa.
  • Japón: los negociadores japoneses son menos directos que los chinos y suelen negociar de forma más enérgica para conseguir resultados rápidos. Es importante que no haya lenguaje corporal ni muestra de emociones, que no se presione en la negociación y tener en cuenta que los japoneses nunca dicen que “No” dado su respeto y cortesía extrema.

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