Mantén tu negocio bajo control con la sala de datos virtual con diligencia debida

Mantén tu negocio bajo control con la sala de datos virtual con diligencia debida
Objetivo CLM
Miércoles, 16/11/2022 | Nacional, Internacional | Portada, Sociedad, Economía, Tecnología

El negocio requiere un control constante sobre todos los procesos. Para tener éxito, no basta con tener un producto creativo de alta calidad. Debes monitorear cuidadosamente cómo van los asuntos financieros, cómo se desarrollan los proyectos y qué tan bien los empleados desempeñan sus funciones. La mejor solución para empresas de todos los tamaños. due diligence virtual data room. Permiten controlar todos los procesos, dedicando un mínimo de tiempo a ello. Además, los VDR garantizan la protección de la información confidencial y corporativa.

Qué es virtual data room y cuales son sus ventajas

Data room due diligence es, de hecho, un almacenamiento para archivos y documentos con funcionalidad avanzada. La principal propiedad de las salas virtuales es que están protegidas de forma fiable contra ciberataques, virus y hackers. Esta es la diferencia fundamental entre VDR y el almacenamiento en la nube como DropBox o Google Drive.

Como regla general, las salas virtuales están equipadas con todo tipo de herramientas para el trabajo y controles complejos. Por lo tanto, no solo se utilizan como almacenamiento, sino también como un espacio de trabajo para el equipo y como una sala de negociación en línea para hacer negocios.

Almacenamiento centralizado de todos los documentos de la empresa.

Es extremadamente difícil controlar todos los documentos de la empresa en papel. Se pueden perder o dañar fácilmente. Además, es poco probable que tengas tiempo de revisar todos los cambios realizados al final de la jornada laboral.

VDR Due diligence puede online  controlar todo lo que sucede con contratos, facturas, informes y acuerdos:

  • el servicio guarda todos los archivos de forma estructurada, lo que facilita y agiliza la búsqueda del documento deseado;
  • para cada archivo, la inteligencia artificial genera un informe que muestra quién, cuándo y qué cambios se realizaron.

Control total sobre el acceso a los documentos.

Podrás controlar qué empleados pueden tener acceso a determinados archivos. Puedes dividir a los trabajadores en grupos con diferentes niveles de acceso. Tienes la opción de desactivar lo siguiente:

  • Ver documentos;
  • Editar archivos
  • Copiar documentos;
  • Descargar carpetas o archivos individuales;
  • Imprimir documentos

Si un empleado tiene acceso para imprimir o, por ejemplo, descargar, el historial del archivo mostrará la fecha y la hora en que se descargó o imprimió.

Utiliza VDR para el trabajo en equipo

Due diligence virtual data room es un gran espacio de trabajo para los empleados de la empresa. En VDR, a menudo es posible comunicarse en un chat especial o videollamada. Además, están dotados de todo tipo de herramientas para la auditoría, redacción de contratos, etc. Algunos proveedores integran sus salas virtuales con aplicaciones y programas familiares que son necesarios para el trabajo. Por ejemplo, con Google Docs o Microsoft Word.

VDR también proporciona a los empleados acceso las 24 horas a todos los documentos necesarios para el trabajo. Esto significa que cualquier miembro del equipo puede entrar y hacer cambios urgentes en el contrato o el informe contable. Esto ayuda a la empresa a aumentar la eficiencia del trabajo y, por lo tanto, las ganancias.

Al mismo tiempo, puedes controlar el trabajo de todo el equipo y de los empleados individuales en cualquier momento. Esto se debe a que cualquier cambio se muestra en salas virtuales, así como la fecha y la hora en que se realizaron y el nombre del empleado que editó el archivo.

Todos los archivos están protegidos de forma segura.

Para cualquier negocio, es importante que los documentos corporativos estén bien protegidos, y se minimiza el riesgo de que los secretos y chips del proyecto caigan en manos de competidores. virtual data room garantiza la seguridad de tus archivos contra virus, estafadores cibernéticos y filtraciones.

Todos los VDR utilizan cifrado de datos SSL. En este caso, la información ya está encriptada en la etapa de carga de archivos al almacenamiento virtual. Además, cada usuario debe pasar un procedimiento de autenticación de múltiples factores. Además de la contraseña tradicional para ingresar al VDR, puede utilizar:

  • código de confirmación adicional que se genera para cada autorización;
  • huella dactilar.
  • Identificación facial.
  • exploración del iris

Todas estas son formas de proteger tu información de los estafadores cibernéticos y los piratas informáticos. Para proteger a la empresa de un virus, la mayoría de los VDR se ejecutan directamente en el navegador. El software no necesita ser instalado en una PC, y por lo tanto no es susceptible a ataques de virus. La capacidad de controlar el acceso a los archivos y las marcas de agua ayudan a proteger contra la filtración de información.

Usar due diligence virtual data room para mejorar tu negocio y aumentar tus ganancias. Además, trabajar en VDR es una ventaja importante durante las negociaciones con inversores o socios.

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